Wniosek o dofinansowanie kursu – jak poprawnie napisać?

Uzyskanie dofinansowania na kurs lub szkolenie to realna szansa na podniesienie kwalifikacji zawodowych i zwiększenie konkurencyjności na rynku pracy. Odpowiednie przygotowanie dokumentów oraz poprawne złożenie wniosku mają kluczowe znaczenie dla powodzenia całego procesu. Poniżej przedstawiamy aktualne, oficjalne informacje dotyczące tego, jak napisać wniosek o dofinansowanie kursu w 2025 roku, z uwzględnieniem dostępnych programów, kryteriów i wymagań.

Aktualne formy wsparcia na dofinansowanie kursów i szkoleń

W 2025 roku finansowanie kursów i szkoleń możliwe jest dzięki kilku mechanizmom wsparcia. Instytucjami odpowiedzialnymi za przyznawanie środków są przede wszystkim Powiatowe Urzędy Pracy (PUP), Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), a także urzędy marszałkowskie realizujące programy współfinansowane ze środków Unii Europejskiej.

Najpopularniejsze formy wsparcia w 2025 roku to:

• Dotacje z Powiatowych Urzędów Pracy na szkolenia indywidualne lub grupowe – skierowane głównie do osób bezrobotnych i poszukujących pracy, z limitem wsparcia do 6000 zł na osobę w przypadku szkoleń indywidualnych.
• Baza Usług Rozwojowych (BUR, PARP) – dofinansowanie dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw oraz ich pracowników, z refundacją do 80% kosztów szkolenia (maksymalnie 8000 zł na osobę).
• Regionalne Programy Operacyjne (RPO) – środki unijne dystrybuowane przez urzędy marszałkowskie, z dofinansowaniem dla osób pracujących i przedsiębiorców, refundacja do 85% wartości kursu, okres naborów ustalany regionalnie.

Wysokość wsparcia, procent refundacji i terminy naborów różnią się w zależności od programu i województwa.

Wymagania i kryteria kwalifikacji uczestników

Każdy program wsparcia określa własne kryteria kwalifikacji. Dla osób zainteresowanych dofinansowaniem kursów lub szkoleń, kluczowe jest zapoznanie się ze szczegółowymi wymaganiami instytucji udzielającej wsparcia.

Kto może się ubiegać?

• Osoby bezrobotne zarejestrowane w PUP – mogą wnioskować o finansowanie szkoleń indywidualnych, jeśli wykazują potrzebę podniesienia kwalifikacji zgodnie z Indywidualnym Planem Działania.
• Przedsiębiorcy oraz ich pracownicy – mikro, małe i średnie firmy mogą korzystać ze wsparcia w ramach BUR, pod warunkiem spełnienia kryteriów MŚP.
• Osoby pracujące, które chcą się przekwalifikować lub podnieść kwalifikacje – mogą ubiegać się o wsparcie w wybranych programach regionalnych.

Podstawowym warunkiem jest uzasadnienie, że wybrany kurs lub szkolenie przyczyni się do zwiększenia szans na rynku pracy lub rozwoju firmy.

Procedura krok po kroku – od wniosku po rozliczenie

Proces ubiegania się o dofinansowanie jest formalny i wymaga skrupulatnego przygotowania dokumentacji. Poniżej opisano uniwersalną procedurę, obowiązującą w najważniejszych programach wsparcia w 2025 roku.

Etapy składania wniosku

1. Wybór odpowiedniego programu – na podstawie statusu zawodowego oraz miejsca zamieszkania/pracy.
2. Przygotowanie dokumentów do wniosku na szkolenie – najczęściej wymagane są: formularz zgłoszeniowy, zaświadczenie o statusie bezrobotnego/pracownika, uzasadnienie potrzeby szkolenia, kosztorys kursu, oferta organizatora szkolenia.
3. Złożenie wniosku – w formie papierowej lub elektronicznej, w terminach określonych przez instytucję (np. nabory miesięczne w PUP, nabory ciągłe w BUR).
4. Ocena formalna i merytoryczna – urzędy analizują kompletność dokumentacji, zgodność z kryteriami programu oraz zasadność wyboru szkolenia.
5. Podpisanie umowy o dofinansowanie – po pozytywnej decyzji, wnioskodawca podpisuje umowę określającą zasady i terminy rozliczenia.
6. Realizacja szkolenia i rozliczenie środków – uczestnictwo w kursie, przedstawienie dokumentów potwierdzających ukończenie oraz faktur lub rachunków do refundacji.

Wzór wniosku o dofinansowanie oraz szczegółowe instrukcje można pobrać z oficjalnych stron internetowych PUP, PARP lub urzędów marszałkowskich.

Dokumenty wymagane przez urząd – aktualny wykaz

Każdy program precyzuje, jakie dokumenty do wniosku na szkolenie należy przygotować. Niekompletna dokumentacja jest częstą przyczyną odrzucenia wniosku.

Najważniejsze załączniki do wniosku

• Formularz wniosku (wzór wniosku o dofinansowanie dostępny na stronach urzędów)
• Zaświadczenie o statusie bezrobotnego, pracownika lub przedsiębiorcy
• Uzasadnienie potrzeby szkolenia (np. analiza rynku pracy, wymagania stanowiska)
• Oferta lub program kursu od organizatora
• Kosztorys szkolenia lub faktura pro forma
• Oświadczenia wymagane przez realizatora programu (np. o braku zaległości podatkowych, o niekaralności, o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych)

Kompletny zestaw dokumentów do wniosku na szkolenie jest dokładnie wskazany w regulaminie wybranego programu.

Najczęstsze błędy i problemy w procesie

Pomimo licznych instrukcji, wciąż powtarzają się typowe błędy popełniane przez wnioskodawców. Skutkują one wydłużeniem procedury lub odrzuceniem wniosku.

Typowe trudności przy składaniu wniosku

• Brak wszystkich wymaganych dokumentów – np. niezałączenie oferty kursu lub kosztorysu.
• Błędnie wypełniony lub nieaktualny wzór wniosku o dofinansowanie.
• Nieuzasadniona lub zbyt ogólna motywacja wyboru szkolenia – brak powiązania z profilem zawodowym lub rynkiem pracy.
• Przekroczenie terminu składania wniosku – szczególnie przy naborach okresowych.
• Nieprawidłowe rozliczenie środków – brak potwierdzenia udziału w kursie, nieprawidłowe faktury.

Dokładna weryfikacja dokumentacji oraz korzystanie z aktualnych wzorów wniosków istotnie zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosku.

Instytucje odpowiedzialne za przyznawanie środków

Za realizację programów dofinansowania kursów i szkoleń w Polsce w 2025 roku odpowiadają:

• Powiatowe Urzędy Pracy – wsparcie dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy,
• Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości – program BUR dla przedsiębiorców i pracowników,
• Urzędy Marszałkowskie – realizacja regionalnych programów operacyjnych, finansowanych ze środków UE.

Każda z tych instytucji publikuje na swoich stronach internetowych szczegółowe informacje, wzory wniosków, kryteria oraz harmonogramy naborów.

W 2025 roku procedura uzyskania dofinansowania na szkolenie wymaga szczegółowego zapoznania się z regulaminami wybranego programu, starannego przygotowania dokumentacji oraz przestrzegania terminów. Poprawnie przygotowany wniosek o dofinansowanie kursu wraz z kompletem wymaganych załączników jest kluczowy dla skutecznego pozyskania środków na rozwój zawodowy.